Электронная почта для бизнеса: как повысить эффективность переписки

Электронная почта — это мощный и гибкий инструмент при правильном использовании, одинаково хорошо подходящий как для подтверждения заказов, так и для сложных переговоров. У неё нет тех проблем с репутацией, которые в настоящее время испытывают социальные сети, и она гораздо менее навязчива, чем телефонные звонки. Однако электронная почта — это не мгновенный успех. Есть много аспектов, которые необходимо учитывать, чтобы освоить искусство электронной коммуникации.
В современную эпоху зачастую очень мало что отличает конкурирующие организации. Дропшиппинг помог сократить операционные расходы и маржу, любой может создать стильный веб-сайт, который выглядит одинаково профессионально как на настольных, так и на мобильных устройствах. Следовательно, профессионализм и репутация бренда — это одни из немногих оставшихся способов отличить хорошие бренды от великих, и простой способ мгновенно продемонстрировать надежность бренда — это электронная почта.

Станьте экспертом по электронной почте

Электронная почта является критически важным аспектом любого бизнеса и, как правило, представляет собой первое взаимодействие бизнеса с клиентами. Независимо от того, используете ли вы email-маркетинг для поиска новых клиентов или если почта используется только для базовой коммуникации и поддержки, каждому бизнесу нужен профессиональный, надежный адрес электронной почты.
Несмотря на продолжающиеся атаки со стороны спама и платформ социальных сетей, электронная почта остается важнейшим инструментом коммуникации. У половины населения Земли есть учетные записи электронной почты, и ежедневно отправляется 269 миллиардов сообщений, из которых, как полагают, чуть более половины — не спам. Поразительные 86% деловых людей предпочитают общаться по электронной почте из-за её оперативности и постоянной записи обсуждений или соглашений, которую она создает. Это особенно важно при ведении переговоров или при работе с мелким шрифтом.
Чтобы помочь вам добиться успеха, Midphase создала это полезное руководство по электронной почте, содержащее всё, что вам нужно знать о деловой электронной почте. Читайте далее наши десять советов для успешной работы с email. Давайте начнем!

Совет по email №1. Сопоставляйте адреса электронной почты с доменами веб-сайта.

Представьте, что вы садитесь утром за компьютер и находите в своем почтовом ящике два письма от компаний-конкурентов. Оба содержат одинаковые скидки на то, что вы хотели купить. Однако одно письмо было отправлено лично вам с фирменного адреса. У другого пустые поля «Кому» и «Копия», и оно отправлено с аккаунта Gmail.
А теперь подумайте: какой компании вы бы с большим энтузиазмом доверили свой бизнес?
Если у companyname.com есть соответствующий адрес электронной почты @companyname.com, каждое письмо будет мгновенно и автоматически усиливать бренд. Входящая почта будет считаться легитимной при ответе на новые запросы или новых клиентов. Спам — это постоянная угроза, которая всегда у нас на уме. Большинство потенциальных клиентов проигнорируют письмо, отправленное с незнакомого аккаунта Gmail или Hotmail. Фирменные адреса электронной почты подчеркивают профессионализм бренда так, как никогда не смогут сторонние почтовые сервисы.

Причины, почему персонализированная электронная почта важна:

• Она мгновенно идентифицирует источник сообщения.
  Клиент, который только что разместил заказ, может не ассоциировать аккаунт Gmail со своей покупкой. Однако письмо от sales@названиебренда.com будет сразу же связано с его заказом или учетной записью.
• Это повышает узнаваемость бренда.
  Каждый раз, когда потребитель видит название бренда, это подсознательно усиливает бренд. Электронная почта отлично подходит для этого, особенно при отправке периодических сообщений о новых продуктах или акциях. Клиенты постепенно начнут ассоциировать определенные бренды с конкретными отраслями или услугами.
• Она с меньшей вероятностью попадет в спам-фильтры.
  Любой новый почтовый аккаунт должен заработать репутацию и изначально может приходить с пометкой «спам». Однако серверы получателей более подозрительно относятся к сообщениям от общих отправителей, таких как Hotmail. Фирменная электронная почта компании быстрее устанавливает репутацию отправителя.

Произведите мгновенное впечатление

Кампании email-маркетинга находятся на передовой по-настоящему эффективных отношений с клиентами. Незапрошенное письмо может быть первым разом, когда клиент услышал о вашем бренде, а первое впечатление имеет значение. В течение нескольких секунд получатель подсознательно решит, является ли отправитель профессиональным и дружелюбным или безличным и анонимным. И если он решит, что последнее, это письмо не просто будет проигнорировано. Оно может быть помечено как спам, что нанесет ущерб репутации отправителя и снизит шансы будущих сообщений достичь своих целей.
Один из самых важных способов, с помощью которого кампании email-маркетинга могут избежать таких негативных коннотаций, связан с фирменными почтовыми аккаунтами. Здесь, в Midphase, мы включаем адреса электронной почты в каждую покупку домена веб-сайта. В результате клиенты Midphase могут выбирать конкретные адреса электронной почты (hello@названиебренда.com, иванпетров@названиебренда.com и т.д.).

Что в имени?

Выбор подходящего префикса для email — еще одно важное соображение. Это нормально — иметь адрес info@ или sales@ для общей переписки. Однако действительно ли это то первое впечатление, которое вы хотите произвести в кампании email-маркетинга?
Гораздо лучше отправлять сообщения от имени конкретного человека, обращаясь к получателю напрямую. Персональные письма предполагают близость и эксклюзивность и создают связь, подсознательно побуждая людей читать дальше.
Также целесообразно, чтобы отправитель был точкой контакта на протяжении всего последующего пути клиента. Это гарантирует, что клиентам не придется общаться с несколькими почтовыми ящиками в разных отделах бизнеса. Это довольно быстро надоедает.

Совет по email №2: Учитывайте репутацию бренда.

Другая сторона этого процесса персонализации заключается в обращении к конкретным людям по одному. Наличие имени получателя в поле «Кому» сразу создает чувство идентичности. Каждый человек не будет знать, сколько других людей получили то же сообщение, но он будет знать, что оно не более персонализировано для него, чем рекламный щит или радиореклама. Хотя индивидуальные письма требуют больше времени на отправку, они обеспечивают гораздо более высокий уровень отклика. А автоматизированные программные инструменты снимают нагрузку с массовых рассылок. Они могут рассылать электронную почту в ответ на определенные события или по истечении определенного времени.
Любая кампания email-маркетинга — это значительное мероприятие, потребляющее ресурсы сотрудников и требующее тщательного планирования. Отправка сообщений, ориентированных на отдельных людей (и их уникальные потребности или предпочтения), помогает обеспечить оптимальный уровень отклика, оправдывая любые первоначальные инвестиции. В то же время, дополнительный профессионализм фирменного почтового аккаунта помогает build trust — и установить долгосрочные отношения с клиентом…

Совет по email №3: Выберите надежного хостинг-провайдера для электронной почты.

Вы не можете позволить себе, чтобы почтовые ящики были offline, или чтобы почтовый сервер отправителя ассоциировался со спамом. Надежная служба хостинга электронной почты предложит веб-почту и совместимость с такими программными пакетами, как Outlook. Она будет хранить почтовые ящики и резервные копии отправленных сообщений на защищенных серверах, автоматически дублируя почтовые ящики, чтобы предотвратить их потерю или удаление.
Midphase предлагает разнообразные почтовые опции от Личного до Профессионального уровня. Начните всего от $1 в месяц!** Пакеты включают адреса электронной почты, соответствующие вашему домену, круглосуточную поддержку, защиту от спама и вирусов и наш мощный веб-почтовый клиент. Наш SLA гарантирует, что ваша почта будет онлайн и доступна 24/7, или мы вернем деньги!

Совет по email №4: Тщательно выбирайте префиксы адресов и темы писем.

Многие получатели решают, прочитать или удалить письмо, основываясь всего на двух факторах: имени отправителя и теме. Вместо использования адресов типа sales@ или noreply@, адрес [email protected] может увеличить процент открытий и переходов по ссылкам до 35%. Это также создает важное ощущение личности, которого часто не хватает в онлайн-проектах, где нет человеческого взаимодействия.
Другая часть уравнения "открыть/удалить" касается заголовка сообщения. Слова вроде "бесплатно" и "выгодное предложение" вызывают подозрение у спам-фильтров почтовых ящиков, что означает, что сообщения могут не дойти до целевых получателей. Равно как и длинные темы редко отображаются корректно и выглядят излишне загроможденными. Исследования показывают, что оптимальная длина заголовка — 65 символов, в идеале ясно выражающего суть или содержащего убедительное предложение.
Подумайте о тестировании различных вариантов префиксов адресов и тем писем, чтобы определить, какие лучше всего работают для вашей целевой аудитории. Простое A/B-тестирование может многому научить вас о том, как ваша клиентская база реагирует на email-маркетинг.

Совет по email-маркетингу №5. Создавайте дизайн для мобильных устройств.

В современной культуре сообщения в основном просматриваются на смартфонах и планшетах. Разнообразие размеров экранов может затруднять оптимизацию. Однако крайне важно обеспечить одинаково хорошее отображение писем на любом устройстве.
Для оптимизации вашего письма используйте сжатые изображения, чтобы сократить время загрузки, и подписи-заполнители на случай, если изображение не отобразится. Тестируйте сообщения на бета-версиях на尽可能 большем количестве устройств, чтобы максимизировать читаемость на всех из них, и полагайтесь на универсально узнаваемые шрифты, такие как Arial. Всего несколько дополнительных шагов могут помочь вам максимизировать процент открытий.

Совет по email-маркетингу №6. Отправляйте сообщения в оптимальное время.

Знаете ли вы, что письма, отправленные между 20:00 и полуночью, имеют самый высокий процент открытий? Кроме того, по вторникам достигаются лучшие показатели прочтения, чем в другие дни недели.
Выбор идеального времени для отправки может помочь вам охватить больше людей и повысить процент открытий и прочтений. Однако вам не нужно сидеть за столом и нажимать "отправить" в точный момент, чтобы гарантировать отправку писем в нужное время. Используйте автоматизированные программные пакеты для рассылки писем в заранее выбранное время, а также для мониторинга уровня вовлеченности для тонкой настройки будущих кампаний.

Совет по email-маркетингу №7. Всегда вычитывайте письма несколько раз перед отправкой.

Орфографические и грамматические ошибки свидетельствуют о непрофессионализме, поэтому избегайте их любой ценой. Люди становятся все более wary опечаток и других форм недопонимания и мгновенно классифицируют письмо как спам при наличии грамматических ошибок.
По возможности, просматривайте черновики сообщений на следующий день после их написания и попросите коллегу прочитать текст вслух. Помните, что редактировать собственные тексты всегда сложнее, поэтому свежий взгляд может выявить противоречия или другие проблемы. Это также полезно для прояснения неоднозначностей в продающем или маркетинговом сообщении.
Подумайте о скачивании грамматического корректора, такого как Grammarly, для дополнительного уровня защиты при вычитке. И когда речь идет о тоне голоса, помните, что ключ — это последовательность. Бонусный совет: Если вы всегда пишете от себя, ваш тон всегда будет соответствовать.

Совет по email-маркетингу №8. Отправляйте письма умеренно.

Наконец, предостережение. Более трех четвертей потребителей отписываются от почтовых рассылок, если их почтовые ящики переполнены сообщениями. Отправляйте письма в ответ на действия или запросы клиентов или для продвижения действительно noteworthy событий, таких как распродажи со скидкой 50% и запуски новых продуктов. Одно-два письма в неделю — это максимум, который любая компания должна рассылать отдельным клиентам.
Всегда задавайте себе вопрос: "Хотел(а) бы я получить это письмо?" Если ответ — не безоговорочное "да", то, возможно, стоит пересмотреть ваше предложение или сохранить новость, чтобы объединить ее с будущим, более важным письмом.

Совет по email-маркетингу №9. Соблюдайте правила CAN-SPAM

Знакомы ли вы с законами CAN-SPAM в США? Если нет, вы можете быть оштрафованы на тысячи долларов.
В 2003 году правительство США и Федеральная торговая комиссия (FTC) outlined конкретный набор правил для email-маркетологов, называемый Законом о контроле над натиском нежелательной порнографии и маркетинга 2003 года, чаще именуемый CAN-SPAM. Этот набор правил конкретно определяет, что считается спамом, а что нет.
В законе перечислены требования, которым должны следовать отправители писем, в ответ на огромное количество спама, который начал распространяться в начале 2000-х. В законах CAN-SPAM содержится набор руководств, включая опции отписки, ограничения по содержанию и требования к поведению при отправке. Например, вы должны включать физический адрес в свои планы email-маркетинга, а также кнопку отказа от подписки.
Несоблюдение CAN-SPAM в email-коммуникациях может привести к штрафам до $16,000 за каждое спам-письмо и потере услуг от их веб-хостинга. Если вы или ваш бизнес используете прямые email как часть маркетинговой стратегии, мы рекомендуем прочитать полное описание правил CAN-SPAM от FTC.

Краткий курс по CAN-SPAM

Ниже приведен краткий курс по CAN-SPAM, полный полезных советов, чтобы убедиться, что вы следуете законам и избегаете любых финансовых потерь или потери услуг:

• Всегда включайте адрес вашего бизнеса в любое письмо, отправляемое с ваших аккаунтов. Это может быть абонентский ящик (PO Box) или почтовый адрес, главное, чтобы он был точным.
• Отправляйте письма людям, только когда у вас есть их разрешение — просто наличия их email-адреса недостаточно.
• Включайте простой метод отказа от подписки (opt-out или unsubscribe) для получателей писем, которые больше не хотят получать письма от вашей компании — опция должна быть простой, бесплатной и легкой для выполнения.
• Никогда не продавайте и не передавайте email-адреса. Это ваша работа — хранить информацию в вашем списке рассылки в безопасности.
• Убедитесь, что все поля "Кому", "От" и "Ответить" точны и легки для понимания.
• Если получатель письма отказывается от подписки, убедитесь, что он удален в течение десяти дней, если не раньше. Провайдеры услуг электронной почты, скорее всего, сделают это автоматически.
• Внимательно следите за всеми, кто отправляет письма от вашего имени или с использованием вашего имени. Это ваша ответственность —确保, что любые письма, содержащие ваше имя, соблюдают правила CAN-SPAM.

Совет по email-маркетингу №10. Всегда тщательно обдумывайте вашу email-стратегию.